المدونة
كيف تستقبل موظفاً جديداً دون أن تخسر ثلاثة أسابيع من إنتاجيته
تجربة الاستقبال السيئة لا تؤخر الإنتاجية فحسب — بل تشكّل كيفية نظر الموظف الجديد للمنظمة لأشهر. إليك كيف تبني عملية استقبال تجعل الناس فعّالين بسرعة وتترك انطباعاً أولاً قوياً.
الأشهر الثلاثة الأولى من العمل هي الفترة التي يقرر فيها الموظف الجديد، على مستوى ما، ما إذا كان قد اتخذ الخيار الصحيح. وهي أيضاً الفترة التي تشير فيها المنظمة، من خلال جودة تجربة الاستقبال، إلى ما نوع المكان هذا للعمل.
ما يحتاجه الموظفون الجدد فعلاً
البحث حول ما يجعل الموظفين الجدد فعّالين بسرعة يحدد باستمرار نفس العوامل: وضوح دورهم وأولوياتهم، علاقات مبكرة مع الزملاء، وصول للمعلومات التي يحتاجونها لعملهم، وإنجازات مبكرة تبني الثقة.
بناء خطة استقبال لـ 90 يوماً
قبل اليوم الأول
قبل اليوم الأول:
- إعداد جميع الوصولات إلى الأنظمة
- تجهيز مساحة العمل
- تبليغ الفريق المباشر
- إرسال رسالة ترحيب مع معلومات عملية
الإشارة المرسلة مهمة. موظف جديد يصل إلى مساحة عمل مجهزة قد تلقى بالفعل معلومات مهمة عن كيفية عمل المنظمة.
الأسبوع الأول: التوجيه والسياق
الأسبوع الأول يتعلق بالتوجيه لا الإنتاجية.
اليوم الأول: التعرف على الفريق بشكل غير رسمي، استيفاء المتطلبات الإدارية، استكشاف مساحة العمل والأدوات.
اليومان الثاني والثالث: تعريفات منظمة مع الزملاء الرئيسيين — محادثات عمل لا لقاءات اجتماعية.
اليومان الرابع والخامس: البدء بالعمل الفعلي، مبدئياً بجانب زميل.
نهاية الأسبوع الأول: محادثة ردود فعل موجزة. ما الواضح وما المربك؟
الأسابيع الثاني إلى الرابع: التعلم بالفعل
يجب أن يؤدي الموظف الجديد عملاً حقيقياً في الأسبوع الثاني. متابعات منتظمة — مرتين على الأقل أسبوعياً — تساعد على الكشف عن المشاكل قبل تراكمها.
الشهران الثاني والثالث: توسيع المساهمة
مراجعة الثلاثين يوماً والستين يوماً تعطي الطرفين صورة واضحة عن الوضع مقارنة بالتوقعات.
قائمة تحقق الاستقبال
كل عنصر في الاستقبال يجب أن يكون على قائمة تحقق. لا في رأس المدير. على قائمة، بحالة، تُحدَّث مع إنجاز كل بند.
القائمة لها قسمان:
مسؤوليات المنظمة: كل ما تحتاج الشركة فعله — وصول الأنظمة والمعدات والتعريفات.
مسؤوليات الموظف الجديد: كل ما يحتاج الموظف الجديد إنجازه — سياسات للقراءة، تعريفات للتجديل، أهداف للصياغة.
ما يحققه الاستقبال الفعّال
موظف جديد يمر باستقبال منظم يصل إلى الإنتاجية الكاملة بشكل أسرع بكثير — عادةً في ستة إلى ثمانية أسابيع بدلاً من الثلاثة إلى أربعة أشهر التي ينتجها الاستقبال غير المنظم.
عملية الاستقبال لا تحدد ما إذا كان شخص ما سيكون فعّالاً في دوره. لكنها تحدد متى، وتضع نبرة العلاقة بين الموظف والمنظمة.